物业公司文件管理制度（通用3篇）
物业公司文件管理制度（通用3篇）
物业公司文件管理制度篇1
1目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文
b)未被质量体系引用的外来文件
c)与服务过程无关的合同协议
d)未被质量体系引用的法律法规
e)行业标准性文件
f)照片、录像带
g)电脑贮存
5.3文件、资料目录的索引号，文件盒编号，同号柜序列号，文件柜编号，文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的`文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6使用的记录表格
物业公司文件管理制度篇2
1、公司总经理、副总经理、总经理助理、各部门及管理处经理、管理层员工的年度业绩目标依据上海公司发展战略和年度业绩目标由上而下依次分解制定的。由上下级共同制定《个人/部门年度业绩目标》(kpi关键业绩指标)。
2、各部门、管理处根据上海公司下达的业绩指标，结合部门、管理处工作目标和职责，由部门、管理处经理与总经理或分管副总经理、总经理助理共同制定《部门、管理处年度业绩目标》(kpi关键业绩指标)。
1、公司业绩考核以月度计划考核和品质考核为基础。
2、管理处经理业绩考核包括计划考核和品质考核，其他管理层人员业绩考核实行计划考核(不包括总经理、副总经理、总经理助理、上海地产公司下派财务经理)。
3、月度品质考核按照《上海格林金地物业管理公司品质管理考核办法》的有关规定进行。
4、月度计划考核按照《上海格林金地物业管理公司计划考核办法》的'有关规定进行。
4.1计划考核类别：公司计划按编制者分为部门(管理处)计划和员工计划。职能部门、管理处工作计划与部门、管理处负责人的工作计划合二为一，合并为一张计划考核表进行编制、填报、考评。
4.2职能部门(部门负责人)月度工作计划表中考核内容分两部分：一是部门独立完成的工作，占60%权重;二是支持、配合各管理处及其他部门的工作事项(对其他部门、管理处的支持服务)，占40%权重。
4.3管理处(经理)计划考核分为三部分内容，以经营能力考核为主要内容。
物业公司文件管理制度篇3
1目的
为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围
适用于东莞市物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责
3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。
4档案存放位置
4.1电脑保存一份电子文档。
4.2四楼资料室。
5档案管理员
5.1行政人事部
6档案编号规则(见附件1)
7部门档案内容
7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
8档案管理制度
8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。
8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。
8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。
8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。
8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。
8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。
8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。
8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。
8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。
8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。
9相关文档
9.1《档案编号规则》
10修订及实施
10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。
10.2本规定修订权在公司。
10.3本规定从20__年六月一日实行。